Lo más probable es que alguien en tu empresa ya use ChatGPT, Claude, Gemini u otra herramienta de inteligencia artificial para redactar correos o resumir documentos. Es una buena noticia: significa que hay interés. El riesgo está en usarla sin reglas. Estas son las prácticas que recomendamos.
1. Define qué información no se comparte
La regla más importante. Como punto de partida, no se debería pegar en herramientas públicas de IA:
- Datos personales de clientes o empleados (DPI, teléfonos, direcciones, salarios).
- Información financiera detallada o estados de cuenta.
- Contraseñas, accesos o claves de sistemas.
- Contratos, estrategias o información confidencial de la empresa.
Cuando se necesita trabajar con ese tipo de información, conviene usar versiones empresariales de las herramientas, con condiciones claras sobre el uso de los datos, o soluciones a la medida.
2. Revisa siempre lo que genera la IA
Los modelos de inteligencia artificial pueden equivocarse con mucha seguridad: inventar datos, citar fuentes que no existen o calcular mal. Todo lo que salga hacia un cliente, una autoridad o una decisión importante debe pasar por revisión humana.
3. Aprende a pedirle las cosas
La calidad de la respuesta depende de la instrucción. Un buen pedido incluye contexto ("soy el encargado de ventas de una distribuidora"), la tarea concreta, el formato esperado y ejemplos. Un equipo que domina esto ahorra mucho más tiempo que uno que escribe preguntas sueltas.
4. Elige herramientas aprobadas
Define qué herramientas se pueden usar en la empresa y con qué tipo de cuenta. Así evitas que cada persona use algo distinto, con distintas condiciones de privacidad.
5. Escribe una política corta
No hace falta un documento de cincuenta páginas. Una política de una página con qué herramientas usar, qué información nunca compartir, qué debe revisarse y a quién consultar dudas es suficiente para empezar.
6. Capacita a tu equipo
La diferencia entre "probé ChatGPT y no me sirvió" y "me ahorra una hora al día" suele ser la capacitación. Talleres prácticos, con ejemplos de cada área, hacen que la IA se convierta en una herramienta diaria y segura. Lo ofrecemos en nuestra capacitación en inteligencia artificial.
Resumen rápido
- No compartas datos sensibles en herramientas públicas.
- Revisa todo antes de enviarlo o decidir con ello.
- Usa herramientas aprobadas por la empresa.
- Ten una política simple y capacita al equipo.