Escenario representativo de los proyectos que ejecutamos. Omitimos nombres de clientes y cifras exactas por confidencialidad; el detalle técnico es el que usamos en producción.
El reto
Cada mes llegaban alrededor de 300 facturas FEL entre XML, PDF y fotos del teléfono. Dos personas las descargaban, las leían y las pasaban al sistema contable. Un NIT mal copiado o una factura duplicada obligaba a rehacer el cruce. El cierre se iba en digitación, no en análisis.
Lo que dolía
- Horas de digitación de datos que ya venían estructurados en el XML.
- Duplicados que se detectaban tarde.
- Errores de NIT y montos que cambiaban el crédito fiscal.
- El cierre del mes dependía de dos personas.
Qué se montó
1. Ingesta automática
Los documentos entran a una carpeta monitoreada y se descargan del portal cuando aplica; nadie los busca a mano.
2. Lectura XML + PDF
Se prioriza el XML por su estructura y se usa OCR cuando solo hay foto o PDF escaneado.
3. Validaciones antes de registrar
NIT contra el padrón, formato, fecha, régimen y detección de duplicados por número de autorización.
4. Registro contable
Cada factura se registra con la cuenta y el centro de costo que corresponde según reglas acordadas con el contador.
5. Bandeja de excepciones
Lo que no pasa la validación se aparta con el motivo. El contador revisa 20 documentos, no 300.
Resultados
Lo que aprendimos
La factura FEL ya viene estructurada: es el caso ideal. El trabajo no fue "enseñarle IA", sino escribir las reglas de validación con el contador. Sin esas reglas, automatizar solo produce errores más rápido.
“Ahora el cierre es revisar, no transcribir.”Socio de la firma contable